(Pendent de traducció al català)

Recursos adscritos: Cuando una asociación o entidad promociona un proyecto, normalmente aplica provisionalmente una parte de sus recursos para el desarrollo de éste, éstos recursos serían los recursos adscritos.

Recursos estructurales: Son los recursos de funcionamiento cuotidiano de la entidad o institución, una parte de los cuales se utilizan durante el desarrollo del proyecto.

3.2.12. El presupuesto.
Cuánto nos costará el proyecto y cómo lo financiaremos.

3.2.12.1 Conceptos básicos.
El presupuesto es el instrumento que nos permite determinar los costes totales del proyecto y prever los ingresos financieros que nos permitirán cubrirlos. Debe indicar la cuantía de los gastos originados por los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y las fuentes de financiación previstas.

3.2.12.2. El presupuesto: gastos.
En el apartado de gastos, se han de anotar todos los conceptos que impliquen un coste.

1- Coste de los recursos materiales
- Infraestructuras e instalaciones
- Equipamientos
- Vehículos
- Material fungible
2- Los costes de los medios y los materiales técnicos
- Proyectores de transparencias
- Aparatos de vídeo, de televisión, etc.
- Ordenadores
- Internet, ...
3- Los costes de personal
- Personal remunerado
- Personal remunerado de la entidad promotora que trabaja en el proyecto
- Personal voluntario de la entidad promotora que trabaja en el proyecto
- Resto de personal que colabora en el proyecto.
4- Los costes vinculados al personal
- Dietas
- Desplazamientos
- Formación
5- Los costes de los recursos monetarios
- Becas y ayudas a los destinatarios
- Gastos de desplazamiento y comunicación
- Subvenciones y ayudas en general.
6- Los costes de mantenimiento y funcionamiento
- Electricidad, agua, luz, teléfono, etc
- Limpieza
- Mantenimiento de infraestructuras y de instalaciones
- Mantenimiento de vehiculos
- Seguros...
7- Imprevistos
En cualquier proyecto siempre se debe prever una cierta cantidad para:
- Cubrir gastos que no se habían calculado en un principio
- Equilibrar el aumento de gastos en alguno de los conceptos presupuestarios.

3.2.12.3. El presupuesto: ingresos.
Los ingresos incluyen todas las fuentes de recursos económicos que permetirán asumir los gastos que se generan.

Los conceptos que se han de incluir en el apartado de ingresos son:

1- La aportación económica de la entidad o la institución responsable del proyecto.
- Se deben indicar expresamente, si existe, la cantidad concreta que se destina para financiar el proyecto (recursos propios).

- Si la entidad no destina ninguna cantidad, se deberán expresar como ingresos los costes de los recursos de la entidad que se utilizan a desarrollar el proyecto.

- Si es posible, se debe incluir como aportación la cantidad que exprese el porcentaje de utilización de los recursos estructurales de la entidad promotora por parte del proyecto.

2- Las aportaciones económicas de los destinatarios del proyecto
- Cuotas, matriculas de cursos, seminarios, talleres, etc...
- Cuotas para el uso de servicios
- Cuotas para viajes, actividades, etc..
- Cualquier otra aportación económica por otros conceptos.

3- Ingresos generados por las actividades del proyecto
- Venta de productos de las actividades, loterías, rifas, merchandising, etc.
- Venta de entradas a espectáculos o fiestas, libros, documentos, publicaciones,
- Cualquier otro ingreso geneado por el desarrollo del proyecto.

4- Subvenciones y ayudas
- Subvenciones de las administraciones
- Subvenciones de otras instituciones y organismos privados: entidades, asociaciones, fundaciones, cámaras de comercio, sindicatos, ...
- Subvenciones de empresas
- Subvenciones de cajas y entidades bancarias
- Otro tipo de ayuda: infraestructura, materiales, equipación, ... de cualquier procedencia de entre las citadas anteriormente.

5- Ingresos atípicos
- El concepto tiene el mismo sentido que el de imprevistos en gastos.
- Así como el concepto de imprevistos conviene incluirlo siempre, el de atípicos es discrecional. Si se incluye, se debe matizar la cantidad que se le asigna, ya que si no se producen los ingresos, se generará un déficit que normalmente no se podrá cubrir.

3.2.12.4. El presupuesto con los costes propios y los costes globales.
Como ya se había señalado en el apartado de recursos, existen de diferentes tipos según la procedencia: propios, adscritos y estructurales.

Según los recursos que se relacionen el presupuesto puede ser:
- De costes propios, que incluye sólo los gastos derivados de los costes específicos del proyecto y expresa las necesidades de asegurar recursos materiales, humanos, técnicos, infraestructurales... de los cuales no se dispone. Indica las necesidades del proyecto.
- De costes globales que incluye además de los propios, los recursos adscritos.

Los costes de los recursos adscritos por la entidad se pueden calcular de una forma aproximada.

3.2.12.5. La incorporación al presupuesto de la valoración económica del trabajo voluntario.
El coste del trabajo voluntario debe incluirse en el capítulo de recursos humanos, como recurso aportado por la entidad al proyecto.

El trabajo voluntario significa en todos los casos un ahorro significativo, que se debería cuantificar para saber cual ha sido el coste real del proyecto y evidenciar el nivel cuantitativo y cualitativo de la aportación de la entidad promotora

La cuantificación económica del trabajo voluntario puede hacerse a partir de:

• Establecer el perfil profesional de cada voluntario, teniendo en cuenta el nivel formativo, la titulación, la experiencia profesional, .... Además de considerar las funciones, las responsabilidades y las tareas que se desarrollan en el proyecto.

• Establecer las horas de dedicación al proyecto, Teniendo en cuenta si el trabajo se realiza en horario fijo cada dia, o si será esporádico o en días concretos.

• Valorar el coste del trabajo voluntario, comprobar su coste en el mercado laboral, establecer una cantidad determinada por hora de trabajo y cuantificar el coste conctreto de cada trabajador voluntario.

• Establecer a que voluntarios se puede aplicar, a los voluntarios que realicen funciones y tareas que sean importantes o estructurales y necesarias para el desarrollo del proyecto, no hacerlo en caso de trabajadores voluntarios de tipo coyuntural, o aquellos que si no desempeñan su trabajo el proyecto se desarrollará igualmente.

• Ponderar los costes del trabajo voluntario, procurar establecer el coste/hora de trabajo voluntario con racionalidad, si nos resulta difícil de concretar establecer el coste/hora por defecto.

POR TANTO:

ES UN RECURSO HUMANO ADSCRITO AL PROYECTO QUE NOS FACILITA EL FINANCIAMIENTO, ABARATA LOS COSTES Y EXPRESA UNA APORTACIÓN DE LA ENTIDAD QUE SE DEBERÍA HACER CONSTAR EN EL PRESUPUESTO.

3.2.12.5. La inclusión en el presupuesto de los recursos estructurales
Los recursos estructurales, son los recursos de la entidad que se utilizan habitualmente cuando se desarrolla un proyecto sin que haya una voluntad específica de hacerlo, no se adscriben de una forma planificada en el proyecto. Los costes exactos de los recursos estructurales (agua, luz, infraestructura, equipamientos, electricidad, teléfono, papelería no específica, fotocopias...) son difíciles de definir, su cálculo aproximado se basa en:
1- El cálculo de la suma total de los costes de los diferentes proyectos de la entidad

2- El cálculo del porcentaje del coste de cada proyecto sobre el total

3- La distribución del coste total de los recursos estructurales entre todos los proyectos teniendo en cuenta que se imputa a cada uno una parte proporcional del costo de los recursos estructurales similar a la que representa su coste sobre el coste del conjunto de todos los proyectos.

3.2.12.6. Equilibrio presupuestario
Al elaborar el presupuesto se debe contar con que los ingresos deben ser iguales a los gastos. Cuando se realice la evaluación del proyecto, se podrá comprobar si éste ha generado:
• Déficit: Los gastos son mayores que los ingresos.
• Superávit: Ingresos superiores a los gastos.

3.2.12.7. La ubicación de los gastos de inversión en el presupuesto
En general en un presupuesto encontramos dos tipos de gastos:
• Gastos corrientes: Destinados a financiar los costes de los diferentes recursos y necesidades del proyecto.

• Gastos de inversión: Adquisición de mobiliario, equipamiento, herramientas... normalmente son recursos inventariables.

Ambos conceptos no se deben mezlar al realizar un presupuesto, si en un proyecto se deben realizar inversiones para su consecución se debe constatar con la realización de dos presupuestos, uno ordinario y otro de inversión.

3.2.13. Evaluación
La evaluación es un instrumento básico para la toma de decisiones que sirve para conocer y analizar como se desarrolla en la práctica nuestro proyecto, para introducir los factores correctores durante la práctica del mismo y para conocer las razones de su éxito o fracaso.

Podemos dividir la evaluación en dos tipos, cuantitativa y cualitativa.

La evaluación cuantitativa se centra en verificar la hipótesis mediante pruebas empíricas y palpables mediante las cuales se pueden deducir consecuencias y resultados generalizables y poner más emfasis en la estanderización y la objetividad, la seguridad y la confianza en el hecho de poder medir objetivamente. Utiliza métodos estándars y estructurados de recogida de datos y el análisis estadístico para tratar la información.

La evaluación cualitativa da valor al contexto y las dimensiones humanas de aquello que se estudia. La importancia recae sobre aquello que es subjetivo y que no se puede estandarizar. Se orienta a los procesos y no solamente a los resultados, utiliza un enfoque inductivo para analizar los datos y se basa en el lenguaje y en la palabra.

Los métodos cualitativos permiten el análisis y el estudio de casos particulares con detalle y profundidad.

Los métodos cuantitativos permiten conocer datos de muchas unidades de análisis, que permiten el tratamiento estadístico y la extracción de las consecuencias generalizables. Las dos metodologias son necesarias y complementarias.

3.2.13.1. ¿Qué evaluaremos? La evaluación del proceso y la evaluación de los resultados.
Cuando se habla de evaluación se piensa en los resultados del proyecto, aunque en realidad tiene una significación más grande que abarca el seguimiento y el control del funcionamiento cuotidiano del proyecto a todos los niveles, el análisis de su desarrollo y la verificación continua del cumplimiento de las previsiones realizadas en el diseño. Por tanto es una evaluación del proceso (evaluación formativa) y no sólo de los resultados (evaluación sumatoria).

Evaluar un proceso nos permite pues analizar y revisar el desarrollo interno del proyecto, equivale a la recogida de datos sistemática y estructurada sobre los diferentes aspectos y dimensiones, con la posterior interpretación y análisis.

Dentro de la evaluación del proceso se podrían evaluar diferentes partes o dimensiones: la implementación, el seguimiento de las actividades, el esfuerzo, los destinatarios y la cobertura, la organización y el funcionamiento, la promoción y la comunicación.

La evaluación de los resultados nos permitirá comprobar los cambios que se han producido en la situación de partida que originó el proyecto. Deben evaluarse dos aspectos importantes: la eficacia y la eficiencia.

La eficacia se puede definir como el nivel alcanzado de los objetivos del proyecto y cumplimiento de las previsiones. Así pues se debe:

• Verificar a qué nivel se han conseguido los resultados que se indicaban en la formulación de los objetivos operativos.

• Verificar a qué nivel os productos y los servicios obtenidos mediante las actividades han sido los programados.

• Comprobar a qué nivel el proyecto ha permitido modificar la situación de partida.

• Conocer la opinión de los destinatarios sobre los resultados y los efectos del proyecto.

La eficiencia se define como la relación entre los costes totales del esfuerzo (recursos y tiempo) invertido en el proyecto y los prodcutos, los resultados y los efectos obtenidos. Así pues se debe:
• Verificar el desarrollo económico del proyecto.

• Comprobar el nivel de provecho y optimización de los recursos y del tiempo.

RESUMEN:

3.2.13.2. Redacción del informe final del proyecto.
Es aconsejable realizar un informe final que contenga la evaluación del proyecto. Algunas recomendaciones para la redacción del mismo:
• Utilizar un lenguaje sencillo, comprensible y concreto.
• Procurar que su lectura sea amena y fácil.
• Conviene acompañar los datos con explicaciones y valoraciones. Los datos y los números en sí mismos no expresan nada: lo que importa es lo que significan, las ideas que aportan.
• Es necesario estructurar bien los contenidos, destacar siempre las conclusiones o ideas más importantes y centrarse en los resultados, las recomendaciones y las propuestas.
• Se debe procurar no excederse en el número de páginas.
• Es importate utilizar gráficos y otros elementos de apoyo al texto.
• Es necesario cuidar el diseño y la presentación.

3.2.13.3. Recomendaciones generales para la evaluación.
1- Se debe procurar que el proyecto sea evaluable. Es decir, elaborarlo de manera que se puedan establecer indicadores con las variables correspondientes.

2- Conviene no olvidar que la evaluación de los resultados se realiza valorando el nivel de adquisición de los objetivos operativos y de los productos y servicios derivados de las actividades. Por este motivo, es necesario formular bien los objetivos operativos y es necesario que sean cuantificados. Así mismo, es necesario tener claros y cuantificados los productos obtenidos a través de las actividades.

3- Si los objetivos operativos y las actividades están bien formulados, se deducen fácilmente los indicadores de resultados (eficacia y eficiencia).

4- Es necesario tener claros qué productos y servicios se derivarán de las actividades.

5- Es importante cuantificar siempre los objetivos operativos o metas.

6- Si se piensa evaluar el proceso sólo se deben evaluar los aspectos o dimensiones que sean más significativos.

7- Es básico saber quien hará la evaluación. Si se realiza una autoevaluación del proceso, y no se tiene demasiada experiencia, conviene plantearse sólo los aspectos más relevantes y significativos que interesen más de cada dimensión.

8- En todo caso, los contenidos de la evaluación dependerán siempre de quien es el destinatario y de qué manera el proyecto depende o está vinculado. En general, se pide más una evaluación de los resultados que no del proceso.

9- Interesa que esté muy bien estructurada la recogida de datos durante todo el tiempo de duración del poyecto. Es necesario compaginar los datos cuantitativos y los cualitativos.

10- Antes de elaborar un informe final, es importante que en la evaluación participen todos los que han intervenido en el proyecto desde diferentes ámbitos para discutir y analizar los resultados y aportar sus opiniones y valoraciones.

11- El informe final debe contener siempre, además del análisi de resultados, las recomendaciones y las propuestas de actuación que se hagan para mejorar los aspectos del proyecto que sea necesario.

Somos conscientes de que este manual puede ser mejorado en contenido y estrategias, pero de lo que sí podéis estar seguros es que ha sido elaborado con cariño y con los mejores deseos para que vuestra situación y vuestro futuro pueda ser enfocado para mejorar vuestro sistema de trabajo y para una presentación en sociedad con nuevos estilos con lo que podéis buscar una mejor calidad de vida para vosotros y para vuestro colectivo.
Sigue siendo actual lo que dice Peter Drucker: Siempre se puede mejorar aquello que creemos que ya estamos haciendo bien”.

Viernes, 26 de febrero de 2007

Associació Catalana de l’Hemofília

Patricia Cabré/Felipe Ortega